効率化されることが一番の変革
この数年でDX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉が広がってきました。
直訳すると「デジタル変革」
DXとは、企業がAIやIoT、ビッグデータなどのデジタル技術を用いて業務フローを改善したり、古いシステムや企業風土もデジタルを活用して変革させよう、という取り組みです。
特に地方の中小企業や行政では、まだまだ古い仕組みのまま業務が行われていることも珍しくないでしょう。
代表例としてFAXでの受注や紙（郵送）でのやり取りが該当します。
とはいえ、いきなりデジタル変革と言われてもピンとこないのが現実的でしょう。
「便利になったら嬉しいけど、変化に対応するのは面倒だから、このままでいい」
そんなジレンマに悩む経営者の方も少なくないかもしれませんね。
また、DXという言葉が独り歩きして「AIを使わなきゃいけない」といった、ハードルが高いものになっている印象もあります。
しかし、私は仮に今までホームページ（ウェブサイト）を活用していなかった企業や個人が活用し始めることも立派なDXだと考えています。
本質はデジタルを活用した効率化
私自身、DXに精通しているわけでも、長年研究しているわけでもないので決して専門家とはいえません。
しかし、少なくともデジタル領域に10年近く関わっている身として1つ言えることは、DXの本質は業務効率化だということです。
もちろん他にも様々な要素が考えられますが、まずもって今まで「人」に依存していた業務をデジタル（IT）を活用して少しでも人の依存度を下げ、多少なりとも自動化できれば、それだけでも充分ではないでしょうか。
具体的な事例も踏まえながら考えていきましょう。
FAXの注文をWEBフォームに変える
顧客からの注文をFAXで受けている場合、ホームページ（または専用サイト）に設置したフォームに変更することで業務効率化が期待できます。
私が考えるFAXのデメリット（特に送信者側）は以下の通りです。
- 元の原稿を印刷する必要がある（紙が必要）
- 用紙に記入する
- FAX送信端末で操作が必要
- 送信中、待機が必要
- 送信完了後、原稿をどこかに保管する必要がある
件数が少なければいいかもしれませんが、これが基本の業務フローであれば考え物です。
そもそも昨今はFAXの送受信ができる電話機や端末を所有していない企業・個人も珍しくないでしょう。
一応、FAXはウェブ上でも送受信できるため、そのためにFAX送受信サービスを契約する必要があります。
いずれにしても、上記のような業務フローは一見誰にでもできるので簡単そうに見えて、件数が増えれば時間がかかります。
仮に上記の業務フローをホームページの専用フォームに変えたとしましょう。
すると、まずもって紙が不要になります（昨今のSDGsといった流れにも合致しますね）。
用紙への記入はフォームの入力と同じですが、それ以降の端末操作や待ち時間、原稿の保管作業はすべて不要になります。
劇的な変化とは言えないかもしれませんが、こうした小さいことから変化するのも立派なDXではないでしょうか。
営業資料をPDFにして自動送信する
自社の製品やサービスに関する営業資料を冊子やパンフレットにして手渡し、または郵送している場合。
もちろんすべて廃止する必要はないですが、ある程度自動化してもいいのではないでしょうか。
例えばホームページ内に案内ページを設け、「このフォームから申し込みしてもらえば自動で資料を送りますよ」といった、いわゆる無料の資料請求という仕組みです。
予め資料が欲しい相手の会社名・名前・メールアドレスその他必要な情報を記入してもらうフォームを用意して、申し込みがきたらメールアドレス宛に自動メールを返信。
そのメール内にPDFで資料を添付したり、特定の場所にアップロードしておき、その場所（リンク）を伝えるといった方法で自動化できます。
これなら、いちいち「資料をください」と言われたときに手渡しや郵送したり、そもそもその問い合わせに対応する必要がありません。
もちろん内容によっては人が対応したほうがいいケースもありますが、そうじゃないもう少し確度の低い資料であれば効率化できるでしょう。
今更ホームページなんて・・・ではない
先ほども書いた通りDXという言葉が独り歩きして、AIやビッグデータなど先進的な技術を使わなければいけない、という印象が強いかもしれません。
今更ホームページを活用するなんて、と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、そんなことはありません。
むしろ、今も昔もホームページの役割は変わっていません。
インターネットという日本全国あるいは世界中どこにいても自社の情報を掲載でき、伝えることができます。
前述の通り、営業資料を自動的に送ることもできます。
紙を印刷したり保管する手間も減ります。
もし、いままであまりホームページ（ウェブサイト）を活用できていないとお悩みであれば、まずは小さなことでもいいのでホームページを業務フローの一部に取り入れてみてはいかがでしょうか。
業務フローに組み込むことで、良くも悪くも、嫌でもデジタルを活用することになります。
結果として、どうしても自社には合わない、という場合は戻すのもアリです。
決して何千万、何億円もする設備投資ではありません。
使ってみた結果、「けっこう便利じゃん！」となれば立派なDX成功事例です。
難しく考えず、いかに「今までより効率化できるかどうか」を軸に考えればDXも決してハードルが高いものではなくなると考えています。
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